Regulamin ADV24

REGULAMIN ADV24 2022
 
1. ORGANIZATOR
Stowarzyszenie Promocji Turystyki Alternatywnej FREE
Przedstawiciel Stowarzyszenia – Tomek Staniszewski
Tel.: 607 318 880
e-mail: tomek.endurorally24@gmail.com
Współorganizatorem jest Klub Sportowy R-Pro, z siedzibą w Suchym Dębie przy ulicy Gdańskiej 65.
Przedstawiciel Klubu - Maksymilian Staniszewski 
 
1. Organizatorem ADV24 2022, edycja Mazury, odbywającego się w dniach 8-11.09.2022 (zwany dalej "Rajdem") jest Stowarzyszenie Promocji Turystyki Alternatywnej FREE (zwane dalej: "Stowarzyszeniem").
2. Uczestnikiem może być tylko Członek Stowarzyszenia.
3. Wraz z chwilą złożenia deklaracji udziału w Rajdzie, uczestnik niebędący Członkiem Stowarzyszenia składa oświadczenie o przystąpieniu do Stowarzyszenia i zobowiązuje się wykonywać obowiązki określone ustawą o stowarzyszeniach i statutem.
 
2. ZAŁOŻENIA I CELE RAJDU
1. Rajd jest przeznaczony dla uczestników (z licencją) oraz amatorów (bez licencji) chcących podnieść swoje umiejętności w prowadzeniu motocykli w terenie oraz nawigacji.
2. Celem rajdu jest propagowanie turystyki alternatywnej oraz sportu z naciskiem na zasady fair-play, upowszechnianie zasad bezpieczeństwa w sporcie motorowym oraz zasad ruchu drogowego.
3. Celem rajdu również jest propagowanie turystyki motocyklowej oraz promocja regionów, w którym odbywa się impreza.
 
3. TERMIN I MIEJSCE
Termin: 08-11.09.2022
Adres: Kamionki k/Giżycka, Agroturystyka Lechu Farm
 
4. FUNKCJE, OSOBY
Komandor rajdu - Tomek Staniszewski
Z-ca komandora - Maksymilian Staniszewski
Sędzia Techniczny - Krzysztof Borowski
 
5. ZGŁOSZENIA
Zgłoszenia do zawodów przyjmowane są na formularzu zgłoszeniowym dostępnym na stronie www.endurorally.pl. Przed startem w zawodach należy uzupełnić i przedstawić poniższe dokumenty i oświadczenia, w biurze zawodów, w dniu rozpoczęcia imprezy.
Podczas zgłaszania odbioru formalnego rajdu, uczestnik zobowiązany jest przedstawić:
1. Prawo jazdy na motocykl
2. Motocykl spełniający wymogi Kodeksu Ruchu Drogowego, wraz z dowodem rejestracyjnym z ważnym badaniem technicznym
3. Dowód ubezpieczenia komunikacyjnego OC
4. Kask ochronny z ważną homologacją oraz ubiór motocyklowy z ochraniaczami
5. Kartę zdrowia z ważnymi badaniami lekarskimi – zawodnicy z licencją
6. Licencję sportową (jeśli zawodnik posiada) PZM lub międzynarodową odpowiednią dla zawodów motocyklowych
7. Potwierdzenie zawarcia ubezpieczenia NNW na czas trwania zawodów - zawodnicy z licencją
8. Motocykl wyposażony w przewijarkę do Road Booka lub telefon z aplikacją Easy Rally.
Oraz podpisać:
1. Oświadczenie Zawodnika/uczestnika Amatora – dla zawodników bez licencji.
2. Zapoznanie się z regulaminem imprezy.
 
6. BIURO IMPREZY
Adres biura: Agroturystyka Lechu Farm, Kamionki 5
Tel.: 607 318 880
e-mail: tomek.endurorally24@gmail.com
Godziny otwarcia biura:
• w dniu 08.09.2022 w godz. od 13:00 do 21:00
 
7. ODBIÓR TECHNICZNY
Teren bazy rajdu: Agroturystyka Lechu Farm, Kamionki 5
Tel.: 607 318 880
Godziny odbioru technicznego:
• w dniu 08.09.2022 w godzinach od 13:00 do 21:00
odbiór dodatkowy (poza godzinami pracy Biura Rajdu) płatny 100 PLN.
 
8. ODPRAWA UCZESTNIKÓW
Odprawa dla uczestników odbędzie się w dniu 08.09.2020 o godzinie 22.00 w bazie rajdu. Obecność obowiązkowa.
 
9. TRASA RAJDU
Trasa rajdu prowadzi drogami nieutwardzonymi, asfaltowymi (tam gdzie nie ma innej możliwości). Dodatkowo na trasę rajdu składa się przejazd przez poligony wojskowe, tereny prywatne i specjalne próby terenowe.
Trasa jest dobrana pod względem umiejętności uczestników.
 
10. NUMERY STARTOWE
Uczestnicy mają obowiązek posiadać numery startowe nadane i przekazane przez Organizatora.
Numer startowy należy nakleić na przedniej owiewce motocykla przed badaniem technicznym.
 
11. KLASYFIKACJA
W imprezie ADV24 przewidziano klasyfikację i nagrody.
Sposób klasyfikacji zostanie omówiony podczas odprawy z uczestnikami.
 
12. PODZIAŁ NA KLASY, ZASADY STARTU W RAJDZIE
W imprezie można wystartować każdym motocyklem typu ADV, enduro lub innym, pod warunkiem, że uczestnik ma tak przygotowany motocykl aby poruszać się po drogach off-road.
A ponadto:
1. Jest to rajd amatorski, uczestnik nie potrzebuje licencji rajdowej.
2. Uczestnik musi posiadać ważne prawo jazdy, a pojazd musi posiadać ważne badania techniczne oraz ubezpieczenie OC.
3. O starcie w imprezie decyduje kolejność zgłoszeń oraz kolejność wpłaty wpisowego.
4. Do startu w imprezie zostaną dopuszczone pojazdy, które pomyślnie przejdą Badanie Techniczne w bazie rajdu.
5. Badanie Techniczne wykona zlecona przez organizatora osoba. 
6. Celem Badania Technicznego w bazie rajdu, jest sprawdzenie oświetlenia, stanu ogumienia, ważności badań technicznych i ogólnego stanu pojazdu. Motocykl, który w rażący sposób nie spełnia norm dla pojazdów przeznaczonych do jazdy w terenie oraz nie będzie w dobrym stanie technicznym, nie zostanie dopuszczony do rajdu.
Motocykl musi być wyposażony w przewijarkę do Road Booka lub telefon z aplikacją Easy Rally.
 
13. OPŁATY
1. Warunkiem udziału w Rajdzie jest uiszczenie opłaty w wysokości 700 PLN (zwanej dalej "Opłatą").
2. Każdy z uczestników, jako Członek Stowarzyszenia, partycypuje w kosztach organizacji Rajdu i ponosi solidarną odpowiedzialność za zobowiązania zaciągnięte w celu organizacji Rajdu. 
3. Organizator ma prawo do odwołania Rajdu, jeśli wskutek:
a) siły wyższej, lub:
b) decyzji organów administracji rządowej bądź samorządowej, lub:
c) decyzji właścicieli i zarządców nieruchomości przez które przebiega trasa Rajdu, lub:
d) innych aktów administracyjnych czy oświadczeń osób trzecich
organizacja Rajdu okaże się niemożliwa lub znacząco utrudniona. 
4. W razie odwołania Rajdu z przyczyn określonych w pkt. 3 Organizator zobowiązany jest do zwrotu Opłaty, z zastrzeżeniem ust. 5. 
5. Jeśli przed odwołaniem Rajdu, Organizator poczynił nakłady finansowe w celu jego organizacji lub zaciągnął w tym celu zobowiązania, podlegają one uregulowaniu w pierwszej kolejności z sumy zgromadzonych Opłat. Po uregulowaniu wszelkich należności, pozostała suma podlega proporcjonalnemu podziałowi pomiędzy uczestników. Każdy z uczestników, który uiścił Opłatę otrzymuje jej zwrot w wysokości wynikającej z ilorazu sumy pozostałej po uregulowaniu zobowiązań zaciągniętych w celu realizacji rajdu oraz liczby uczestników. 
6. Organizator zobowiązany jest na żądanie uczestnika przedstawić rozliczenie kosztów poniesionych na poczet organizacji Rajdu, o które proporcjonalnie obniżono wysokość Opłat podlegających zwrotowi zgodnie z ust. 4 i 5 powyżej. W szczególności Organizator zobowiązany jest udostępnić uczestnikowi do wglądu umowy bądź faktury lub inne dowody wpłat potwierdzające fakt poniesienia tych kosztów. 
W razie konieczności zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy danych osobowych osób trzecich lub innych tajemnic prawnie chronionych Organizator może określić sposób wykonania uprawnienia uczestnika wglądu do dokumentów, jednakże sposób ten nie może prowadzić do faktyczne wyłączenia lub ograniczenia realizacji prawa uczestnika do zapoznania się z tymi dokumentami. 
7. Organizator zobowiązuje się do niezaciągania dalszych zobowiązań dotyczących organizacji Rajdu po uzyskaniu informacji lub decyzji uniemożliwiających przeprowadzenie Rajdu i aktualizujących prawo do odwołania Rajdu w trybie ust. 3 powyżej. 
8. Organizator zobowiązuje się dochować należytej staranności celem pozyskania częściowego zwrotu poniesionych kosztów organizacji Rajdu lub ograniczenia zobowiązań z nią związanych - w razie odwołania Rajdu - o ile umożliwiają to przepisy prawa, postanowienia umów zawartych z kontrahentami bądź charakter zaciągniętych zobowiązań. Uczestnik oświadcza jednak, że jako Członek Stowarzyszenia ponosi część ryzyka związanego z koniecznością poniesienia kosztów organizacyjnych niezależnie od faktycznego odbycia się Rajdu. 
9. W razie powstania nadwyżki pomiędzy sumą pozyskanych Opłat a sumą wydatków i zaciągniętych zobowiązań związanych z realizacją Rajdu, nadwyżka ta zostanie przekazana na realizację celów statutowych Stowarzyszenia. Nadwyżka (o ile taka powstała) z poprzednio zorganizowanego Rajdu, może służyć do zaspokojenia roszczeń dostawców towarów lub usług wynikających z organizacji Rajdu, którego odwołanie stało się uzasadnione bądź konieczne. 
10. Opłata zawiera:
a. organizację rajdu, organizację bazy rajdu, wszelkich pozwoleń i zezwoleń, przygotowanie prób terenowych
b. przygotowanie Road Booka w wersji do druku oraz elektronicznej, dla wszystkich tras 
c. ubezpieczenie organizatora OC
d. wypożyczenie przycisku do aplikacji Easy Rally
e. zabezpieczenie medyczne
f. obsługę rajdu
g. zabezpieczenie techniczne - samochody 4x4 z lawetami
h. pakiet startowy (koszulka, naklejka)
i. przygotowanie materiałów foto i video oraz relacji z rajdu
j. nagrody i upominki
k. wyżywienie w czwartek (kolacja), piątek (trzy posiłki) i sobotę (obiad)
11. Opłata nie zawiera:
- obowiązkowego ubezpieczenia NNW, o którego zakresie decyduje zawodnik i opłaca je podczas rejestracji w bazie rajdu
- wydruku rolek papierowych road booka. Opłata za rolki wynosi 100 PLN i jest opłacana w biurze rajdu, podczas rejestracji zawodnika.
12. Opłatę za rajd, należy dokonać na konto bankowe Organizatora, z dopiskiem „wpisowe na rajd ADV24”.
Dane do przelewu:
Stowarzyszenie Promocji Turystyki Alternatywnej FREE
Numer konta 68 1140 2004 0000 3002 7842 7260
13. Osobnym kosztem uczestnictwa w rajdzie jest opłata za zakwaterowanie i wyżywienie, płatna na miejscu, w bazie rajdu, bezpośrednio właścicielowi agroturystyki, w zależności od wybranego miejsca noclegu i posiłków.
14. Uiszczona opłata nie podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji ze startu w rajdzie.
 
14. DANE OSOBOWE I OCHRONA WIZERUNKU
1. Dane osobowe uczestników ADV24 2022 będą przetwarzane w celach przeprowadzenia imprezy, wyłonienia zwycięzców oraz przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagród oraz w celach marketingowych.
2. Przetwarzanie danych, o których mowa w ustępie 1 niniejszego punktu w związku z udziałem w ADV24 2022 obejmuje także publikację imienia i nazwiska uczestnika. 
3. Wszyscy uczestnicy startując w zawodach wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych i wizerunku przez Organizatorów oraz ich partnerów. Związane jest to z promocją i realizacją zawodów.
4. Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania;
5. Wszystkie informacje dotyczące uczestników uzyskane przez Organizatora i zawarte w formularzu zgłoszeniowym zostaną zapisane w sposób elektroniczny i w każdym wypadku będą wykorzystywane zgodnie z ustawą o ochronie o danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku (Dz.U.2018 poz.1000) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
 
15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator nie przyjmuje na siebie odpowiedzialności za ewentualne szkody i straty powstałe w stosunku do zawodników i ich mienia, jak również za szkody i straty spowodowane przez zawodników w stosunku do osób trzecich i ich mienia.
2. Organizator informuje, że każdy uczestnik ponosi odpowiedzialność finansową za ewentualne zniszczenie zasiewów, pól uprawnych i innych zniszczeń spowodowanych przez siebie.
Impreza jest ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej.
Uczestników obowiązują przepisy Kodeksu Ruchu Drogowego.
Organizator informuje o całkowitym zakazie korzystania z terenu i trasy zawodów przez zawodników/uczestników oraz osoby postronne poza dopuszczonymi przez Organizatora w czasie całych zawodów i przygotowań. W przypadku naruszenia zakazów organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody wynikłe w tych sytuacjach i nie podlegają one roszczeniom z tytułu ubezpieczenia imprezy.
3. Organizator ma możliwość odwołania imprezy bez podania powodu. W takim przypadku opłata będzie zwrócona w całości.
4. Limit załóg na rajdzie wynosi maksymalnie 150 uczestników.
 
16. Uczestnik ADV24 zobowiązany jest do pobrania aplikacji Sportity. 
Będzie to jedyny kanał komunikacji z uczestnikami.
Aplikacja jest bezpłatna.
Hasło dla imprezy ADV24 - loveadv
Należy ustawić powiadomienia jako aktywne.